案例分享：如何用一份邮件简报，承接团队中四种不同职能的信息需求？

在很多团队中，决策者、研发、市场、品牌宣传等各个职能部门每天都需要获取大量与业务紧密相关的信息：政策趋势、行业动态、技术前沿、市场动作······这些信息构成了组织行动的基础，是推动判断与决策的“情报”。这些有价值的情报，很多时候并不来源于内部数据或付费渠道，而是从海量、公开的信息中筛选出来的——这正是开源情报的核心价值所在。

究竟如何从分散的公开信息中高效获取有价值的信息，并在不同职能间实现共享协作，是多数团队尚未解决的问题。

来看看我们的客户的案例。

客户故事

我们的客户是一家位于长三角地区的产业研究院，他们仅有25人，却参与研发了国产C919、C929大飞机的关键供电系统。

麻雀虽小，五脏俱全，这25人分成了多个职能部门，主要包括：决策管理层、商务与市场、技术研发、财务与采购、行政与宣传等。

案例分析：挑战

作为一个半学术、半市场化的机构，研究院需要在学界和业界都保持领先，才能高效推动科技成果转化，提升产业影响力。这意味着，每个部门都需要掌握自己领域内的前沿信息，并能协同配合，形成合力。比如：

• 决策管理层需要紧盯国家和地方的产业政策，敏锐捕捉政策机遇，及时申报奖项、评选、招商引资项目；
• 商务与市场部门要跟进行业动态、竞争对手动向，开发商务拓展的新思路和线索；
• 技术研发部门关注国内外本领域的最新研究成果，需要持续阅读大量优质的中英文文献，不断夯实专业能力；
• 行政与宣传岗位也需要及时浏览专业动态，提炼精髓，制作或汇编具有专业性的品牌宣传内容，从而吸引相关客户和合作者。

虽然不同职能部门的工作内容差异很大，但都指向了共同的信息收集需求——用优质、及时、相关的开源情报赋能自己的业务。大部分机构或团队都有相似的需求，一般传统的解决方案是，雇一名具有相关领域知识的实习生，或者指派一名初级员工，在他们完成本职工作之余，定期手动在上百个网站和学术期刊上搜索、浏览，筛选出“可能有用”的信息，再整理汇编，分发给不同部门。

我们的客户原来也是这样做的，但这套方式会产生两个突出的问题：

• 靠人力处理不过来：一名兼职的人员根本无法做到每天毫无遗漏地扫描上百个信源，更难以针对每个职能部门不同的需求精确筛选和组织内容。即便频率降到一周一次，也只是人为压缩了需要处理的信息量，而不是减少了公开信息的真实发布量。这容易导致重要信息遗漏、决策滞后。
• 情报质量无法复制：关键情报的发现和筛选很大程度上依赖个别人的能力和经验，这会导致团队获得的信息往往充满了随机性，容易造成误判。更严峻的隐患是，由于缺乏标准化的检索方法和情报筛选框架，导致情报工作不可复制。只要换了人，情报工作的结果就会天差地别，无法稳定输出。

解决方案

搜信源的“源情报”服务为客户构建了一套高度定制化、自动化的情报获取与输出机制，彻底摆脱了对个体人力的依赖。

第一步，我们的信源专家与客户团队沟通后，根据各职能部门的实际工作内容，制定了相应的信源清单和筛选标准。例如：

• 决策和管理层重点关注科技部、本省、本市的科技、产业与营商政策；
• 商务与市场部门重点追踪特定产品、技术项、客户、竞争对手、上下游参与者的动态；
• 技术研发人员需要定期获取本领域中文、外文权威期刊的论文摘要和研究更新。

第二步，我们通过自研云系统，实现对这些信源的自动抓取、内容筛选、相关性排序、信息标注，并结合定制化的大模型提示词，自动总结核心内容和挖掘亮点。

第三步，我们的云系统将不同职能所需的信息，自动分类整理、排版到不同的板块中（如：政策动态、行业动态、学术动态等），形成了一份结构化的邮件简报——我们称之为“情报函”，每周定时、自动发送给所有相关人员。

成效

“情报函”启动后，这项繁琐却关键的工作彻底实现了自动化，上百个关键信源的信息被系统稳定抓取、筛选和总结，极大提升了情报的覆盖率和时效性。

更重要的是，一份简单的情报函成为了一个机构系统化的情报输出与共享机制——不同职能部门可以从同一份邮件简报中各取所需，同时又能简单了解其他部门目前关注的内容。这种基于“统一事实”的信息共享机制，大大提升了团队之间的协作效率，帮助他们在复杂的信息环境中，保持同步、有据可依地行动。